Durant l'Ancien Régime, le personnel de la municipalité stéphanoise est presque inexistant ; l'organisation administrative reste encore embryonnaire dans la deuxième moitié du XVIIIe siècle. Le développement d'une administration communale est lié à la conquête par la municipalité de son autonomie administrative, financière et judiciaire, suite à l'affranchissement de l'autorité seigneuriale. Saint-Etienne, acquiert, seulement en 1534, une autonomie partielle. Malgré de nombreux conflits entre les représentants des Stéphanois et leur seigneur, la situation restera en l'état jusqu'à l'achat de Saint-Étienne par le Roi de France en 1787.
L'administration se compose alors de Consuls puis d'Échevins à partir du milieu du XVIIIe siècle, assistés de conseillers élus. À cette époque, il n'y a même pas de greffier pour tenir les registres de délibérations des assemblées de ville ; c'est un notaire qui est appelé pour en dresser le procès-verbal. Il faut une injonction royale en 1636 pour qu'un secrétaire soit recruté pour 3 ans. Les délibérations conservées font état des difficultés récurrentes : faiblesse des recettes (essentiellement l'octroi depuis 1667), mauvais état de la maison commune, des voûtes du Furan, manque de fontaines (il n'y en a qu'une place du Peuple) ; les questions de voirie et d'urbanisme qui sont une prérogative seigneuriale sont négligées. Les exemples d'impuissance administrative abondent.
Après les édits royaux de 1764-1765 réorganisant l'administration municipale, une délibération du 8 novembre 1767 fixe le premier projet de modernisation administrative ; on voit alors apparaître un embryon d'administration à côté des Echevins :
- un secrétaire-greffier, chargé de consigner les délibérations municipales, de garder les archives,
- un mandeur, chargé de porter les lettres et les convocations,
- un tambour-major, pour annoncer les décisions à la population,
- un joueur de flageolet ou fifre,
- un fontainier chargé de l'entretien de la fontaine,
- un receveur-trésorier, chargé de percevoir les recettes de l'octroi et de garder la caisse des deniers publics,
- un balayeur des places publiques.
Les comptes municipaux permettent de connaître les salaires de ces "fonctionnaires" et parfois même quelques détails sur leur condition d'exercice. Les gages sont versés annuellement, au mieux par semestre. Ils ne sont parfois réglés qu'au terme de 3 ans. Les tambours ont droit tous les 3 ans à un manteau neuf avec un écusson en argent aux armes de la ville. Le secrétaire-greffier avance sur ses deniers personnels les dépenses en fournitures de bureau, qui lui sont remboursées en fin d'année, quand ce n'est pas au bout de 2 ans. Mais il finit par bénéficier d'un appartement de fonction à l'hôtel de ville pour "nécessité de service" afin de veiller sur les archives ! Encore lui faut-il payer le loyer.
Ce personnel veillait seulement à la bonne marche des rouages administratifs ; le secteur opérationnel, constitué essentiellement des travaux, était confié à un adjudicataire. C'est ainsi que Pierre-Antoine Dalgabio est chargé en 1780 de la direction des travaux d'adduction d'eau (remplacement des "bourneaux" en sapin par des conduites de fonte) de la plaine de Champagne à la seule fontaine de la ville, place du Peuple, et de l'installation de deux autres fontaines publiques à Chavanelle et à Roannelle.
